Þýðandinn

Persónuverndarstefna

Síðast uppfært: 7. september 2026

§1. Inngangur

K65 ehf., kt. 630322-1030, Kambasel 65, 109 Reykjavík (hér eftir „K65" eða „þjónustuveitandi"), er rekstraraðili Þýðandans og rekur og hýsir hugbúnaðarlausnina Þýðandann („Þýðandinn" eða „lausnin") á léninu thydandinn.is fyrir opinbera aðila á Íslandi.

Tilgangur Þýðandans er að aðstoða opinbera aðila við vélræna þýðingu skjala með þýðingarvélinni DeepL, með valkvæðri hreinsun persónugreinanlegra upplýsinga úr textanum áður en hann er sendur til þýðingar. Lausnin býður einnig Viðtal, eiginleika sem umritar og þýðir talað mál í rauntíma meðan á viðtali stendur, starfsmanni stofnunar til stuðnings (sjá §3.3 og §7), og opnar þýðingarlotur, þar sem starfsmaður tekur upp samtal á fundi og þeir sem viðstaddir eru lesa umritun og þýðingu þess á eigin tungumáli í síma sínum (sjá §3.4). Lausnin tekur engar sjálfstæðar ákvarðanir um efni skjala eða viðtala og birtir engin gögn opinberlega. Öll notkun þýðinga og umritana er á ábyrgð viðkomandi stofnunar.

Þessi persónuverndarstefna lýsir því hvaða persónuupplýsingum er safnað við notkun á Þýðandanum, í hvaða tilgangi, hvernig þær eru varðveittar, og ekki síður hvernig þær eru ekki varðveittar, og hvaða réttindi hinir skráðu eiga, í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglugerð (ESB) 2016/679 (GDPR).

§2. Hlutverk aðila við vinnslu persónuupplýsinga

Vinnsla persónuupplýsinga í Þýðandanum skiptist í tvo aðskilda flokka með ólíkri hlutverkaskipan:

Upplýsingar í skjölum sem hlaðið er upp til þýðingar, í viðtölum sem umrituð eru í Viðtal og í opnum þýðingarlotum (nöfn, kennitölur, fæðingardagar, símanúmer, netföng og aðrar persónuupplýsingar sem fram kunna að koma í texta skjala eða í töluðu máli): viðkomandi stofnun er ábyrgðaraðili vinnslunnar. K65 er vinnsluaðili og vinnur þessi gögn eingöngu samkvæmt fyrirmælum stofnunarinnar í þeim tilgangi að þýða skjalið eða umrita og þýða viðtalið og, kjósi notandinn það, að bera kennsl á og hreinsa persónugreinanlegar upplýsingar áður en texti fer til þýðingar. Vinnslan fer fram eingöngu í minni þjónsins (e. in-memory) með að hámarki 60 mínútna líftíma og ekkert efni skjala, ekkert hljóð eða umritun viðtala, engin skráarnöfn og engar persónugreinanlegar upplýsingar eru nokkurn tíma vistaðar í gagnagrunni, á diski eða í aðgerðaskrá (sjá §8).
Upplýsingar um notendur Þýðandans (starfsmenn stofnunarinnar): K65 er ábyrgðaraðili vinnslunnar að því er varðar notendaaðganga, auðkenningu, stillingar, notkunarmælingu og rekstrarskráningu lausnarinnar.

Samkomulag um vinnslu skjalagagna er staðfest í sérstökum vinnslusamningi milli K65 og viðkomandi stofnunar í samræmi við 25. gr. laga nr. 90/2018 og 28. gr. GDPR. Sniðmát samningsins er birt á /vinnslusamningur.

§3. Tegundir persónuupplýsinga sem unnar eru

§3.1 Um notendur (starfsmenn stofnunar)

Netfang og tætigildi lykilorðs (e. hash); lykilorð eru aldrei geymd 'á lestrarhæfu formi
Aðgangslyklar (WebAuthn/passkey): opinber lykill geymdur, einkalykill yfirgefur aldrei tæki notanda
Margþátta auðkenningargögn (TOTP)
Birtingarheiti, þemastilling og aðrar notendastillingar
Innskráningarsaga (tími og tíðni innskráninga)
Aðild að liði (e. team) og hlutverk innan liðs (aðgangsstig 10/50/100)
Aðgerðaskrá (admin_audit_logs): hvaða notandi vann hvaða aðgerð á hvaða auðlind, hvenær. Færslan inniheldur eingöngu auðkenni og talningar, aldrei efni skjala, aldrei skráarnöfn og aldrei persónuauðkenni úr skjölum
IP-tölu og notandasamsetningu (e. user-agent) í aðgerðaskrá vegna öryggisrekjanleika
Notkunarmælingu þýðingarverka: fjölda skjala og síðna, fjölda hreinsaðra persónuauðkenna (talning eftir flokkum, aldrei textinn sjálfur), tungumálapör, stöðu verks og gjaldfærða mælieiningu (GGE), eingöngu tölfræði, aldrei innihald

§3.2 Skjalagögn í skammvinnri vinnslu (efni skjala sem hlaðið er upp)

Eftirfarandi gögn verða til við vinnslu en eru aldrei vistuð varanlega, þau lifa eingöngu í minni þjónsins í að hámarki 60 mínútur frá síðustu virkni (hlaupandi líftími) og glatast óafturkræft við lok lotu, líftímalok eða endurræsingu þjónsins:

Upprunalegt skjal í því sniði sem því var hlaðið upp (DOCX, PDF, mynd o.s.frv.)
Upprunalegt skráarheiti (skráarheiti innihalda oft nöfn einstaklinga eða málsnúmer og eru því meðhöndluð sem persónuupplýsingar)
Útdreginn texti skjalsins
Sjálfvirkt greindar tillögur um persónuauðkenni (nöfn, kennitölur, fæðingardagar, símanúmer, netföng og samhengisbundnar tillögur gervigreindar)
Vörpunartafla hreinsunar (svokallað mask_map, tengsl staðgengilstákna við upprunalegan texta)
Yfirstrikunarsvæði (e. blackout) og myndrænar síðuútgáfur sem notandi vinnur með
Þýddur texti og þýdd skjöl, þar til notandi sækir niðurstöðuna

Skjöl sem unnin eru í Þýðandanum geta innihaldið viðkvæmar persónuupplýsingar í skilningi 9. gr. GDPR (t.d. upplýsingar um heilsufar, trú eða sakamál, eftir efni skjalsins hverju sinni). Slíkar upplýsingar eru aldrei unnar í öðrum tilgangi en að þýða skjalið og hreinsa persónuauðkenni úr því samkvæmt vali notanda, og þær falla undir sömu skammvinnu vinnslu og lýst er hér að ofan.

§3.3 Viðtalsgögn í skammvinnri vinnslu (Viðtal)

Viðtal hlustar á viðtal gegnum hljóðnema (eða úr hljóðskrá sem hlaðið er upp) og birtir umritun og þýðingu í rauntíma starfsmanni stofnunar til stuðnings. Eftirfarandi gögn verða til en eru aldrei vistuð varanlega, þau lifa eingöngu í minni þjónsins í að hámarki 60 mínútur frá síðustu virkni og glatast óafturkræft við lok lotu, líftímalok eða endurræsingu þjónsins:

Hljóð viðtalsins. Það er hvorki vistað á diski, í gagnagrunni né í aðgerðaskrá, einungis áframsent umritunarvélinni (DeepL Voice eða Soniox, sjá §7) og fellt niður jafnóðum. Sé hljóðskrá hlaðið upp til umritunar í stað rauntímahljóðnema er hún send umritunarvélinni og afmáð þaðan að lokinni umritun.
Umritun viðtalsins og rauntímaþýðing hennar yfir á ensku, ásamt tímamerkjum og auðkenningu upprunamáls.
Rauntímagreining gervigreindar á umrituninni og samantekt að loknu viðtali (sjá §6 og §7).

Viðtöl geta innihaldið viðkvæmar persónuupplýsingar í skilningi 9. gr. GDPR. Viðtal er vinnsluuppkast til stuðnings, ekki opinber skráning og ekki sönnunargagn. Hin opinbera skráning viðtalsins (eigin hljóðupptaka og formleg bókun stofnunarinnar, með rétti viðmælanda til yfirferðar) er áfram á forræði og ábyrgð stofnunarinnar. Útflutt viðtalsskjöl bera áletrun þessa efnis.

§3.4 Gögn opinna þýðingarlota í skammvinnri vinnslu

Hljóðneminn nemur það sem sagt er í herberginu, svo umritunin tekur til gestgjafans, þeirra sem taka til máls og þeirra sem talað er um án þess að vera viðstaddir. Þeir sem eingöngu lesa umritunina stofna engan aðgang og um þá er ekkert nafn skráð; sæki þátttakandi umritunina eru IP-tala hans og notandasamsetning skráðar í aðgerðaskrá vegna öryggisrekjanleika.

Eftirfarandi gögn verða til en eru aldrei vistuð varanlega, þau lifa eingöngu í minni þjónsins í að hámarki 60 mínútur frá síðustu virkni:

Hljóð samtalsins, áframsent umritunarvél og fellt niður jafnóðum.
Umritun samtalsins, dulbúin áður en hún fer til þýðingarvélarinnar, þýðingar á þau tungumál sem þátttakendur velja og innihaldslaus talnamerking ræðumanna, aldrei nafn.

Samtöl í opnum þýðingarlotum geta innihaldið viðkvæmar persónuupplýsingar í skilningi 9. gr. GDPR og upplýsingar um börn. Gervigreind kemur hvergi að opnum þýðingarlotum og engin vinnsla þeirra fer fram utan EES. Það eina sem lifir lotuna af er heitið sem gestgjafinn gaf henni, ásamt tölfræði um notkun.

§4. Hvaðan koma persónuupplýsingarnar?

Beint frá notendum við nýskráningu (gegn boði) og innskráningu
Sjálfkrafa við notkun á Þýðandanum (innskráningarsaga, aðgerðaskrá, notkunarmæling, notendastillingar)
Frá viðkomandi stofnun þegar skjali er hlaðið upp í lausnina til þýðingar, persónuupplýsingar í skjalinu berast þannig óbeint frá þeim einstaklingum sem skjalið fjallar um
Frá töluðu máli í viðtali sem umritað er í Viðtal, persónuupplýsingar berast þannig óbeint frá viðmælanda og öðrum sem nefndir eru í viðtalinu
Frá töluðu máli á fundi í opinni þýðingarlotu, persónuupplýsingar berast þannig óbeint frá gestgjafanum, þeim sem taka til máls og þeim sem talað er um

§5. Tilgangur vinnslu

Til að veita umsamda þjónustu (vélræna skjalaþýðingu með valkvæðri hreinsun persónuauðkenna, rauntímaumritun viðtala í Viðtal og opnar þýðingarlotur)
Til að auðkenna notendur og verja aðgang að lausninni
Til að mæla notkun (fjöldi skjala, síðufjöldi, viðtalsmínútur og GGE) vegna mánaðarlegrar gjaldtöku samkvæmt þjónustusamningi
Til að uppfylla samningsskyldur gagnvart viðkomandi stofnun
Til að uppfylla lagaskyldur, m.a. um öryggi vinnslu og tilkynningarskyldu
Til að tryggja virkni, öryggi og stöðugleika lausnarinnar (rekstrarskráning, aðgerðaskrá)
Til samskipta við notendur og tengiliði stofnunarinnar þegar þörf er á

§6. Vinnsluheimildir

Vinnslan byggir á eftirfarandi heimildum samkvæmt 9. gr. laga nr. 90/2018:

Samningur (b-liður): Vinnsla notendaupplýsinga er nauðsynleg til að efna samning við notanda um aðgang að lausninni.
Lagaskylda (c-liður): Vinnsla er nauðsynleg til að uppfylla lagaskyldur K65, m.a. um varðveislu bókhaldsgagna og um öryggi vinnslu.
Almannahagsmunir / opinbert vald (e-liður): Þegar K65 vinnur persónuupplýsingar úr skjölum sem vinnsluaðili í þágu opinberrar stofnunar byggir vinnsla viðkomandi ábyrgðaraðila á þessari heimild.
Lögmætir hagsmunir (f-liður): Vinnsla rekstrar- og aðgerðaskrárgagna (þ.m.t. IP-tölu og notandasamsetningar) er nauðsynleg vegna lögmætra öryggis- og rekjanleikahagsmuna.

Um gervigreind: Þýðandinn notar gervigreind (Claude frá Anthropic) í afmörkuðum tilgangi, ljóslestri skannaðra skjala og mynda og greiningu viðtala í Viðtal-eiginleikanum (rauntímagreiningu á umritun og samantekt að loknu viðtali), og aldrei til þýðingar. Ljóslestur er nauðsynlegur og óaðskiljanlegur hluti þjónustunnar þegar skannað skjal eða mynd er þýtt: textinn verður ekki lesinn án hans. Því er ekkert sérstakt samþykkishak í ferlinu. Að nota þjónustuna til að þýða skannað skjal eða mynd felur í sér samþykki fyrir þessari vinnslu (sjá §7). Hafi notandi yfirstrikað svæði áður fær Anthropic eingöngu yfirstrikuðu útgáfuna; upprunalegu gögnin fara aldrei út. Gervigreindargreining viðtala fær eingöngu texta umritunarinnar, aldrei hljóðið, stofnun getur slökkt á henni fyrir sitt lið, og hún metur hvorki trúverðugleika né sannleiksgildi framburðar og tekur engar ákvarðanir. Engin gögn notenda, skjala eða viðtala eru notuð til að þjálfa, fínstilla eða prófa gervigreindarlíkön. Slík notkun er útilokuð samkvæmt viðskiptaskilmálum og vinnslusamningi við Anthropic, og samið hefur verið um tafarlausa eyðingu gagna (Zero-Data-Retention). Engin sjálfvirk ákvarðanataka í skilningi 22. gr. GDPR fer fram í lausninni; hreinsun persónuupplýsinga úr texta er handvirk og á forræði notandans, sem ákveður hvaða auðkenni eru falin áður en texti fer til þýðingar.

§7. Deiling persónuupplýsinga með þriðju aðilum

Til að veita þjónustuna nýtir K65 eftirfarandi undirvinnsluaðila. Allir aðilar eru bundnir vinnslusamningum.

Þjónustuaðili	Staðsetning	Tilgangur	Móttekur efni skjala?
Supabase Inc.	EES (Frankfurt, Þýskaland)	PostgreSQL-gagnagrunnur (eingöngu tölfræði og notendagögn) og notendaauðkenning, þ.m.t. WebAuthn-vottanir	Nei, aldrei
Render Services, Inc.	EES (Frankfurt, Þýskaland)	Hýsing bakenda (FastAPI-þjónsins) og safn rekstrarskrár (stdout)	Nei, efni lifir aðeins í minni þjónsins meðan á vinnslu stendur og er aldrei vistað
Vercel Inc.	EES (Stokkhólmi og Frankfurt)	Hýsing vefviðmótsins (Next.js)	Nei, aldrei
DeepL SE	ESB (Köln, Þýskaland)	Þýðingarvélin, eina þjónustan sem framkvæmir þýðingar. Þegar hreinsun persónuauðkenna er virk fær DeepL eingöngu hreinsaðan texta þar sem samþykktar persónuupplýsingar hafa verið fjarlægðar og staðgengilstákn sett í þeirra stað; þegar notandi velur að þýða skjal án hreinsunar fer skjalið (eftir atvikum með yfirstrikunum) til DeepL með beinu vali notandans. Í Viðtal getur DeepL Voice-viðmót DeepL auk þess umritað og þýtt hljóð viðtals í rauntíma (§3.3); fyrir tiltekin upprunamál fer umritunin um undirvinnsluaðila DeepL, sem fellur undir sama vinnslusamning. DeepL API Pro er notað í rekstri: gögn eru unnin innan ESB, þeim er eytt strax að lokinni vinnslu og þau eru ekki notuð til þjálfunar. Vinnslusamningur við DeepL er forsenda rekstrar `[staðfesta: staða undirritunar]`	Já, samkvæmt skilgreindu flæði
Anthropic PBC	Bandaríkin, eini vinnsluaðilinn utan EES	Ljóslestur skannaðra skjala og mynda og greining viðtala í Viðtal, aldrei þýðing. Ljóslestur er nauðsynlegur til að lesa texta úr skönnuðu efni og er því óaðskiljanlegur hluti þjónustunnar fyrir slík skjöl: ekkert sérstakt samþykkishak er í ferlinu, og notkun þjónustunnar til að þýða skannað skjal eða mynd felur í sér samþykki fyrir þessari vinnslu. Hafi notandi yfirstrikað svæði fær Anthropic eingöngu yfirstrikuðu útgáfuna. Viðtalsgreiningin fær eingöngu texta umritunarinnar, aldrei hljóðið, og stofnun getur slökkt á henni fyrir sitt lið. Flutningur byggir á stöðluðum samningsákvæðum ESB (SCC) og vinnslusamningi við Anthropic; samið hefur verið um tafarlausa eyðingu gagna (Zero-Data-Retention)	Já, skannað skjal eða mynd; texti umritunar í Viðtal
Soniox, Inc.	EES, fullveldisský Soniox í ESB (EU Sovereign Cloud)	Valkvæð umritunar- og þýðingarvél fyrir Viðtal, valin í einstöku viðtali í stað DeepL Voice þegar fleiri en eitt talað mál eða aðgreining ræðumanna á við. Tekur við hljóði viðtalsins (rauntíma eða úr upphlaðinni hljóðskrá) og skilar umritun og enskri þýðingu. Hljóð og umritanir eru unnin og varðveitt eingöngu innan EES (engin varavinnsla í Bandaríkjunum); rekstrar- og reikningsgögn kunna að vera unnin utan svæðisins. Aldrei þýðing skjala. Forundirritaður vinnslusamningur, engin þjálfun á gögnum, GDPR/ISO 27001/SOC 2. Soniox er aðeins virkt þegar stofnun og rekstraraðili hafa heimilað það; sjálfgefin umritunarvél er DeepL Voice	Já, hljóð og umritun viðtals (þegar Soniox-vélin er valin)

Lokað mengi: Aðeins DeepL, Anthropic og Soniox mega nokkurn tíma taka við efni skjala eða viðtala, hver um sig samkvæmt sínu skilgreinda flæði. Að bæta við fjórða viðtakanda krefst breytingar á öryggislíkani lausnarinnar, vinnslusamnings og samþykkis ábyrgðaraðila.

K65 nýtir enga aðra þriðju aðila við vinnslu Þýðandans, enga vefmælingu (e. analytics), enga villuvöktunarþjónustu (t.a.m. Sentry), engar auglýsingatengdar mælingar og engin samfélagsmiðlatól.

§8. Varðveislutími

Gagnaflokkur	Varðveislutími	Heimild
Efni skjala í öllum myndum: upprunalegt skjal, skráarheiti, útdreginn texti, tillögur um persónuauðkenni, vörpunartafla hreinsunar (mask_map), yfirstrikunarmyndir, þýddur texti og þýdd skjöl	Að hámarki 60 mínútur í minni þjónsins (hlaupandi líftími frá síðustu virkni). Aldrei skrifað á disk, í gagnagrunn eða í skrár. Glatast óafturkræft við lok lotu, líftímalok eða endurræsingu, ekkert er endurheimtanlegt eftir á, samkvæmt hönnun, og viðmótið upplýsir notendur um það	Samningur / opinbert vald
Viðtalsgögn: hljóð, umritun, rauntímaþýðing og gervigreindargreining viðtals	Að hámarki 60 mínútur í minni þjónsins (hlaupandi líftími frá síðustu virkni). Hljóð er aldrei vistað hjá K65; sé hljóðskrá hlaðið upp er hún afmáð hjá umritunarvélinni að lokinni umritun. Glatast óafturkræft við lok lotu, líftímalok eða endurræsingu, ekkert er endurheimtanlegt eftir á	Samningur / opinbert vald
Tölfræði þýðingarverka (translation_jobs): fjöldi skjala, síðufjöldi, talningar, tungumál, staða, tímasetningar, fryst GGE-gildi, engin skráarheiti, engir titlar, ekkert innihald; slíkir dálkar eru ekki til í gagnagrunninum	Ótímabundið, grundvöllur gjaldtöku og notkunaryfirlits	Samningur
Tölfræði viðtala (interview_jobs): upprunamál, viðtalsmínútur, talningar, staða, tímasetningar, fryst GGE-gildi, ekkert hljóð, engin umritun, engin nöfn, ekkert innihald; slíkir dálkar eru ekki til í gagnagrunninum	Ótímabundið, grundvöllur gjaldtöku og notkunaryfirlits	Samningur
Gögn opinna þýðingarlota: hljóð, umritun og þýðing	Að hámarki 60 mínútur í minni þjónsins. Glatast óafturkræft við lok lotu, líftímalok eða endurræsingu	Samningur / opinbert vald
Skel opinnar þýðingarlotu: heiti sem gestgjafinn valdi, aðgangsmerki, staða og tímasetningar, ásamt tölfræði um hverja upptöku	Þar til lotunni er eytt; heitið eyðist með henni	Samningur
Auðkenningarupplýsingar notenda (netfang, tætigildi lykilorðs, margþátta auðkenning, aðgangslyklar)	Þar til notandi eða stjórnandi eyðir reikningi. Tilteknar auðkennistilvísanir geta haldist í aðgerðaskrá af öryggisástæðum	Samningur
Aðgerðaskrá (admin_audit_logs): auðkenni, talningar, tímastimplar	Ótímabundið, varðveitt án eyðingar af öryggis- og rekjanleikaástæðum. Inniheldur aldrei efni skjala, skráarheiti eða persónuauðkenni úr skjölum	Lögmætir hagsmunir (öryggi, rekjanleiki)
IP-tala og notandasamsetning í aðgerðaskrá	Sami líftími og færslan sjálf	Lögmætir hagsmunir (öryggi)
Rekstrarskrá þjónsins (stdout) sem Render varðveitir: auðkenni og talningar eingöngu; villufærslur eru auk þess hreinsaðar með sjálfvirkri síun persónuauðkenna	Sjö dagar (sjálfgefin geymsla Render)	Lögmætir hagsmunir (rekstur og bilanagreining)
Boð til nýrra notenda (team_invites)	Þar til boðið er staðfest, hafnað eða rennur út	Samningur
Reikningsstaða liðs eftir mánuðum (team_billing_months): staða, engin persónugögn	Ótímabundið, bókhaldsgrunnur	Samningur / lagaskylda

Þegar notandi er fjarlægður er reikningurinn merktur eyddur (e. soft-delete) þannig að innskráning er ekki lengur möguleg. Aðgerðaskráin heldur auðkenni notandans áfram af rekjanleikaástæðum, en engar persónugreinanlegar upplýsingar fylgja þeim færslum.

§9. Öryggi persónuupplýsinga

K65 grípur til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar:

Engin varanleg vistun á efni skjala. Sterkasta öryggisráðstöfunin er að gögnin eru einfaldlega ekki til staðar til að stela: ekkert skjalaefni, engin skráarheiti og engin persónuauðkenni eru í gagnagrunni, afritum eða skrám
Dulritun gagna í hvíld með AES-256 eða sambærilegum stöðlum (Supabase Postgres í Frankfurt)
Dulritun gagna í flutningi með TLS 1.2 eða nýrri, þ.m.t. í öllum samskiptum við DeepL, Anthropic og Soniox
HTTP Strict Transport Security (HSTS) með tveggja ára líftíma og innihaldsöryggisstefna (Content-Security-Policy)
Boðsaðgangur eingöngu, engin opin nýskráning; margþátta auðkenning og stuðningur við aðgangslykla (WebAuthn/passkey)
Tveggja laga aðgreining milli liða: bæði í gagnagrunni (Row-Level Security, þar sem öll gagnasöfn eru lokuð viðskiptavinahlutverkum) og með skilyrðislausri síun í forritalagi
Staðbundin greining persónuauðkenna keyrir áður en nokkuð fer úr kerfinu; hreinsun er staðfest áður en texti er sendur til þýðingar
Engar persónugreinanlegar upplýsingar í varanlegri rekstrarskráningu (sjá §8); sjálfvirk síun persónuauðkenna á villufærslum til vara
Allir starfsmenn og verktakar K65 eru bundnir þagnarskyldu

Komi upp öryggisbrot sem hefur áhrif á persónuupplýsingar mun K65 tilkynna tengilið viðkomandi stofnunar án ótilhlýðilegrar tafar, og taka þátt í tilkynningu til Persónuverndar innan 72 klukkustunda í samræmi við 1. mgr. 33. gr. laga nr. 90/2018 þegar lagaskyldan á við.

§10. Réttindi hins skráða

Hver einstaklingur sem persónuupplýsingar varða á eftirfarandi réttindi samkvæmt lögum nr. 90/2018:

Rétt til aðgangs að persónuupplýsingum sínum
Rétt til leiðréttingar rangra eða ófullkominna upplýsinga
Rétt til eyðingar (þegar skilyrði eru uppfyllt)
Rétt til takmörkunar á vinnslu
Rétt til gagnaflutnings
Rétt til andmæla gegn vinnslu sem byggir á lögmætum hagsmunum eða opinberu valdi

Hvernig réttindin horfa við skammvinnri vinnslu skjalagagna: Vegna þess að efni skjala er aldrei vistað varanlega, það glatast sjálfkrafa og óafturkræft innan 60 mínútna frá síðustu virkni, er eyðing skjalagagna innbyggð og sjálfvirk: beiðni um eyðingu efnis úr skjali sem unnið var í lausninni er í reynd alltaf þegar uppfyllt. Af sömu ástæðu getur K65 hvorki afhent né leiðrétt efni skjala eftir á, því það er ekki til í kerfinu. Aðgangs-, leiðréttingar- og flutningsréttur tekur því í framkvæmd til þeirra gagna sem raunverulega eru varðveitt: notendagagna og tölfræði (sjá §8). Beiðni notanda um aðgang að eigin gögnum skilar eigin notendaupplýsingum og eigin færslum í aðgerðaskrá.

Þar sem K65 er vinnsluaðili fyrir hönd opinberrar stofnunar (sbr. §2) skulu beiðnir einstaklinga sem upplýsingar í skjölum varða um beitingu þessara réttinda berast viðkomandi stofnun, sem er ábyrgðaraðili vinnslunnar. K65 mun aðstoða stofnunina við að bregðast við slíkum beiðnum eins fljótt og auðið er.

Notendur lausnarinnar (starfsmenn stofnunar) geta beint beiðnum um eigin notendagögn til K65 á netfangið thydandinn@k65.is. K65 mun svara innan 30 daga frá móttöku.

Telji einstaklingur að vinnsla persónuupplýsinga brjóti gegn réttindum hans getur hann lagt fram kvörtun til Persónuverndar, postur@personuvernd.is.

§11. Vefkökur og sambærileg tækni

Þýðandinn notar eingöngu nauðsynlegar vefkökur sem eru forsenda þess að lausnin virki: til auðkenningar (auðkennislota hjá Supabase) og til að muna stillingar notanda (þema). Þessar kökur þurfa ekki sérstakt samþykki samkvæmt lögum nr. 81/2003 um fjarskipti.

Þýðandinn notar engar vefkökur frá þriðju aðilum, engar mælingar- eða auglýsingakökur og enga rekjara (e. trackers).

§12. Breytingar á persónuverndarstefnu

K65 áskilur sér rétt til að breyta þessari persónuverndarstefnu. Tilkynning um efnislegar breytingar verður birt notendum við innskráningu eða send á skráð netfang. Síðasta uppfærsludagsetning er birt efst á síðunni. Efnislegar breytingar á undirvinnsluaðilum (§7) eru auk þess tilkynntar ábyrgðaraðila samkvæmt vinnslusamningi með a.m.k. 30 daga fyrirvara.

§13. Tengiliðir

K65 ehf. Kambasel 65, 109 Reykjavík Netfang: thydandinn@k65.is

K65 hefur ekki tilnefnt sérstakan persónuverndarfulltrúa (DPO) enda uppfyllir starfsemin ekki skilyrði 37. gr. GDPR um skyldu til slíkrar tilnefningar.

Sjá einnig notkunarskilmála, lagalegan fyrirvara, aðgengisyfirlýsingu, vinnslusamning og mat á áhrifum á persónuvernd Þýðandans.