Þýðandinn

Notkunarskilmálar

Síðast uppfært: 7. september 2026

§1. Inngangur og gildissvið

Þessir notkunarskilmálar gilda um notkun á Þýðandanum („Þýðandinn" eða „lausnin"), sem er hugbúnaðarlausn í eigu og rekstri K65 ehf., kt. 630322-1030, Kambasel 65, 109 Reykjavík („K65" eða „þjónustuveitandi").

Notandi er sá einstaklingur sem áskrifandi (opinber stofnun sem hefur gert samning við K65) hefur veitt aðgang að lausninni og nýtir hana í störfum sínum. Aðgangur að lausninni er eingöngu gegn boði. Engin opin nýskráning er í boði. Með því að nota Þýðandann samþykkir notandi að hlíta þessum notkunarskilmálum og þeirri persónuverndarstefnu sem birt er á /personuvernd.

§2. Lýsing á þjónustunni

Þýðandinn aðstoðar starfsmenn opinberra stofnana við að vélþýða skjöl með þýðingarvélinni DeepL, með valkvæðri hreinsun persónugreinanlegra upplýsinga áður en texti fer til þýðingar. Vinnuferlið er sem hér segir:

Notandi hleður upp skjali (texta, DOCX, PDF, mynd eða öðru studdu sniði) og velur markmál.
Notandi velur hvort hreinsun persónuauðkenna sé virk fyrir þessa þýðingu. Valið ræður vinnsluleið skjalsins.
Fyrir PDF-skjöl og myndir getur notandi dregið yfirstrikunarsvæði (blackout) yfir viðkvæm svæði áður en nokkuð fer úr kerfinu; yfirstrikunin er brennd varanlega inn í skjalið á þjóninum.
Með hreinsun virka greinir lausnin persónuauðkenni staðbundið með vélrænum reglum; notandi yfirfer tillögurnar, samþykkir eða hafnar hverri og einni og getur bætt við eigin merkingum; samþykkt persónuauðkenni eru fjarlægð úr textanum og staðgengilstákn sett í þeirra stað áður en textinn fer til DeepL; eftir þýðingu er upprunalegi textinn settur aftur inn í niðurstöðuna.
Án hreinsunar fer skjalið sjálft (eftir atvikum með yfirstrikunum) til DeepL Document API, sem varðveitir útlit skjalsins.
Notandi skoðar niðurstöðuna og sækir hana innan lotunnar. Öll útflutt skjöl bera þýðingarvottunarfót (e. translation-audit footer) sem auðkennir að um vélþýðingu er að ræða.

Ljóslestur skannaðra skjala og mynda er nauðsynlegur og óaðskiljanlegur hluti þjónustunnar. Skönnuð skjöl og myndir verða ekki þýdd án hans. Ljóslesturinn fer fram hjá Anthropic (Claude), eina vinnsluaðilanum utan EES, og er keyrður sjálfkrafa þegar slíkt skjal er sent. Ekkert sérstakt samþykkishak er í ferlinu (fjarlægt 2026-06-16); notkun þjónustunnar fyrir skönnuð skjöl og myndir felur í sér samþykki fyrir þessari nauðsynlegu vinnslu. Sjá persónuverndarstefnu §6 og §7.

Viðtal (rauntímaumritun viðtala). Auk skjalaþýðingar býður lausnin Viðtal, eiginleika sem hlustar á viðtal gegnum hljóðnema (eða úr hljóðskrá sem hlaðið er upp), umritar talað mál og þýðir það yfir á ensku í rauntíma, starfsmanni stofnunar til stuðnings, ásamt valkvæðri gervigreindaraðstoð meðan á viðtali stendur. Umritun fer fram hjá DeepL Voice eða Soniox (valkvæðri vél innan EES); valkvæð greining umritunar fer fram hjá Anthropic og fær aldrei hljóðið. Hljóð viðtalsins er fellt niður jafnóðum og engin viðtalsgögn eru varðveitt varanlega. Viðtal er vinnsluuppkast til stuðnings, ekki opinber skráning viðtalsins og ekki sönnunargagn; hin opinbera skráning er áfram á ábyrgð stofnunarinnar. Útflutt viðtalsskjöl bera áletrun þessa efnis, og notanda ber að yfirfara umritun og þýðingu áður en þær eru notaðar.

Opnar þýðingarlotur. Lausnin býður einnig opnar þýðingarlotur, þar sem starfsmaður stofnunar tekur upp samtal á fundi og deilir hlekk, QR-kóða og PIN-númeri svo viðstaddir geti lesið umritun og þýðingu samtalsins á eigin tungumáli. Hljóðneminn nemur það sem sagt er í herberginu, svo framlag gestgjafans og annarra sem taka til máls er umritað. Umritunin er dulbúin áður en hún fer til þýðingar og gervigreind kemur hvergi að opnum þýðingarlotum. Ekkert hljóð og engin umritun er varðveitt. Það er á ábyrgð stofnunarinnar að upplýsa þá sem viðstaddir eru áður en upptaka hefst.

Endanleg ábyrgð á yfirferð hreinsunar liggur hjá notanda. Sjálfvirka greiningin er hjálpartæki. Hún ábyrgist hvorki að öll persónuauðkenni finnist (e. recall) né að engar rangar tillögur séu gerðar. Notanda ber ávallt að yfirfara tillögurnar áður en þýðing er ræst, og að yfirfara þýðinguna sjálfa áður en hún er notuð (sjá einnig lagalegan fyrirvara).

§3. Skammvinn vinnsla: sækja eða glata

Þýðandinn vistar ekkert efni skjala varanlega. Skjöl, útdreginn texti, tillögur um persónuauðkenni, skráarheiti og þýðingar lifa eingöngu í minni þjónsins í að hámarki 60 mínútur frá síðustu virkni (hlaupandi líftími). Að þeim tíma liðnum, eða við endurræsingu þjónsins, glatast vinnulotan óafturkræft. Engin „drög" eru til, ekkert er endurheimtanlegt og K65 getur ekki endurheimt gögn úr útrunninni lotu undir neinum kringumstæðum. Þetta er hönnunarákvörðun í þágu persónuverndar, ekki tæknileg takmörkun.

Notandi ber því ábyrgð á að sækja niðurstöðu þýðingar áður en lotunni lýkur. Útrunnin lota þýðir að vinna þarf skjalið upp á nýtt frá grunni.

§4. Notkunarleyfi

K65 veitir notanda takmarkað, persónubundið og óframseljanlegt leyfi til að nota Þýðandann í samræmi við þessa notkunarskilmála og þann samning sem stofnunin hefur gert við K65. Notanda er eingöngu heimilt að nýta lausnina í þeim störfum sínum hjá viðkomandi stofnun sem hún tekur til. Lausnin er ætluð opinberri notkun og er ekki í boði fyrir einkaaðila eða einkanot.

Notanda er óheimilt að deila aðgangi sínum með öðrum, hvort sem er innan eða utan stofnunarinnar. K65 og viðkomandi stofnun geta afturkallað leyfi notanda fyrirvaralaust ef notandi verður uppvís að misnotkun.

§5. Skyldur notanda

Notandi ber ábyrgð á allri notkun sinni á Þýðandanum og skuldbindur sig til þess að:

a. Hlaða eingöngu upp skjölum sem notandi hefur lagalega heimild til að vinna með í þágu stofnunarinnar.

b. Yfirfara hverja sjálfvirka tillögu um persónuauðkenni, bæta við eigin merkingum þar sem þörf er á og taka upplýsta ákvörðun um hvort hreinsun eigi við um skjalið, áður en þýðing er ræst. Velji notandi að þýða skjal án hreinsunar felst í því valinu ákvörðun notanda um að skjalið megi fara heilt til þýðingarvélarinnar.

c. Yfirfara þýðingar áður en þær eru notaðar í starfsemi stofnunarinnar. Þýðingar Þýðandans eru vélþýðingar, ekki löggiltar þýðingar (sjá lagalegan fyrirvara).

d. Sækja niðurstöður innan vinnulotunnar (sjá §3). K65 ber enga ábyrgð á gögnum sem glatast við lok lotu.

e. Nota lausnina í samræmi við gildandi lög og reglur, þar með talin lög um persónuvernd nr. 90/2018 og þagnarskyldur sem leiða af starfssamningi notanda.

f. Vernda sín auðkenni (lykilorð, aðgangslykla, tæki fyrir margþátta auðkenningu) og tilkynna grun um misnotkun til stjórnanda liðsins eða til K65.

g. Reyna ekki að bera kennsl á, fletta upp í eða greina þá undirliggjandi tækni sem Þýðandinn byggir á, þ.m.t. forritunarkóða, innri samskiptasnið eða gagnagrunnsskema, með aðferðum sem ekki eru hluti af tilætluðu notendaviðmóti.

h. Stunda ekki öryggisprófanir (þ.m.t. álagspróf, varnarprófanir eða innbrotspróf) gegn lausninni án skriflegs samþykkis K65.

i. Trufla ekki vísvitandi rekstur lausnarinnar eða aðgang annarra notenda.

§6. Persónuvernd og vinnsla persónuupplýsinga

Um vinnslu persónuupplýsinga í tengslum við Þýðandann gildir persónuverndarstefna Þýðandans ásamt þeim vinnslusamningi sem K65 og viðkomandi stofnun hafa gert með sér (sniðmát á /vinnslusamningur).

Notandi staðfestir með notkun sinni á lausninni að aðgerðaskrá (admin_audit_logs) skrái hvaða aðgerðir notandinn vinnur (hleður upp, samþykkir tillögur, ræsir þýðingu, sækir niðurstöðu, o.s.frv.) ásamt tímastimplum, IP-tölu og notandasamsetningu. Skráin inniheldur eingöngu auðkenni og talningar, aldrei efni skjala, aldrei skráarheiti og engin persónuauðkenni úr skjölunum sjálfum.

§7. Gagnaöryggi og staðsetning gagna

K65 skuldbindur sig til að vinna gögn í samræmi við þessa notkunarskilmála, vinnslusamning við stofnunina og fyrirmæli stofnunarinnar að öðru leyti.

Öll varanleg vinnsla persónuupplýsinga fer fram innan Evrópska efnahagssvæðisins (Supabase Frankfurt, Render Frankfurt, Vercel Stokkhólmi/Frankfurt).
Þýðingar fara fram hjá DeepL SE innan ESB undir skilmálum DeepL API Pro: gögnum er eytt strax að lokinni vinnslu og þau eru ekki notuð til þjálfunar. Í Viðtal getur DeepL Voice einnig umritað og þýtt hljóð viðtals í rauntíma innan ESB.
Í opnum þýðingarlotum fer engin vinnsla fram utan EES, enda kemur Anthropic þar hvergi að.
Umritun viðtala getur, að vali stofnunar, farið fram hjá Soniox í stað DeepL Voice. Soniox vinnur og varðveitir hljóð og umritanir eingöngu innan EES (fullveldisský Soniox í ESB); rekstrar- og reikningsgögn kunna þó að vera unnin utan svæðisins.
Eina undantekningin frá EES-vinnslu er Anthropic (Bandaríkin), sem sinnir ljóslestri (nauðsynlegum og óaðskiljanlegum hluta þjónustunnar fyrir skönnuð skjöl og myndir) og greiningu viðtala í Viðtal (eingöngu texti umritunar, aldrei hljóð), aldrei þýðingu. Sjá persónuverndarstefnu §7.
Öll gögn í hvíld eru dulrituð (AES-256 eða sambærilegt); öll gögn í flutningi eru dulrituð með TLS 1.2 eða nýrri.
Efni skjala, skráarheiti og persónuauðkenni eru aldrei skrifuð á disk og aldrei vistuð í gagnagrunni, eingöngu í minni þjónsins í að hámarki 60 mínútur (sjá §3).
Aðgangur að lausninni er varinn með boðsbundinni innskráningu og getur krafist margþátta auðkenningar (aðgangslyklar, TOTP).
Allir starfsmenn og verktakar K65 eru bundnir þagnarskyldu.

K65 nýtir engin gögn notanda, gögn úr skjölum eða viðtölum til þjálfunar á gervigreindarlíkönum eða sambærilegrar vinnslu, og hið sama er tryggt samningsbundið gagnvart DeepL, Anthropic og Soniox.

§8. Gjaldtaka og mæling notkunar

Þjónustan er verðlögð sem föst mánaðaráskrift (tengigjald) sem inniheldur tiltekinn fjölda skjala á mánuði. Hvert þýðingarverk sem lýkur með niðurstöðu telst eitt skjal; endurkeyrsla á skjali telst sjálfstætt verk og gjaldfærist að fullu. Skjöl umfram mánaðarheimildina eru gjaldfærð sem yfirnotkun, mæld í stöðluðum síðum og verðlögð í mælieiningunni GGE. Síðufjöldi og GGE-mat hvers verks birtist notanda áður en þýðing er ræst, og mælingin fer fram staðbundið áður en nokkuð er sent til þýðingarvélarinnar. Eingöngu verk sem ljúka með fullnaðri niðurstöðu eru gjaldfærð; misheppnuð eða útrunnin verk eru ekki gjaldfærð. Notkun Viðtals er mæld sérstaklega í viðtalsmínútum (og gjaldfærðum einingum) samkvæmt gildandi verðskrá, og notkun opinna þýðingarlota í lotutímum og fjölda þátttakenda.

Stofnunin fær mánaðarlegt notkunaryfirlit í lausninni (þ.m.t. CSV-útflutning) og reikningur er gefinn út utan kerfisins á grundvelli mælingarinnar. Engin greiðslumiðlun fer fram í lausninni sjálfri. Gildandi verðskrá (tengigjald, innifalinn fjöldi skjala og einingaverð yfirnotkunar, allt með virðisaukaskatti) er birt á verðskrársíðu Þýðandans og er hluti af þjónustusamningi hverrar stofnunar.

§9. Hugverkaréttur

a. Eignarhald K65: K65 á og mun áfram eiga öll hugverkaréttindi að Þýðandanum, þ.m.t. forritunarkóða, viðmóti, gagnasniðum, hreinsunar- og staðgengilstækni og tilheyrandi þekkingu.

b. Eignarhald á efni stofnunar: Viðkomandi stofnun heldur öllum réttindum að skjölunum sjálfum og því efni sem stofnunin hleður upp í lausnina, sem og að þýðingunum sem lausnin skilar af sér. K65 öðlast engan rétt til þess efnis umfram það sem nauðsynlegt er til að veita þjónustuna, og þar sem ekkert efni er vistað varanlega heldur K65 engu efni eftir.

c. Réttindi þriðju aðila: Þýðingarvélin DeepL, gervigreindarþjónusta Anthropic og umritunarvélin Soniox eru nýttar samkvæmt viðskiptaskilmálum viðkomandi aðila; enginn þeirra öðlast rétt til efnis stofnunarinnar umfram skammvinna vinnslu þess.

§10. Ábyrgð og ábyrgðartakmarkanir

a. Ábyrgð notanda á yfirferð: Notandi samþykkir að sjálfvirka greiningin er hjálpartæki sem getur sleppt persónuauðkennum eða gefið rangar tillögur, og að vélþýðingar geta innihaldið villur, ónákvæmni og merkingarbrengl. Endanleg ábyrgð á því að skjal sé hæft til notkunar, þ.m.t. að persónuauðkenni hafi verið hreinsuð á fullnægjandi hátt og að þýðingin sé rétt, liggur hjá notandanum og stofnuninni.

b. „Eins og hún kemur fyrir": Lausnin er látin í té „eins og hún kemur fyrir" og „eftir framboði". K65 ábyrgist ekki að lausnin verði án truflana eða villulaus. Notandi viðurkennir sérstaklega að endurræsing þjónsins eða viðhald getur bundið enda á vinnulotur sem eru í gangi (sjá §3) og að þjónusta þriðju aðila (DeepL, Anthropic, Soniox) getur orðið fyrir truflunum sem K65 stjórnar ekki.

c. Tjónaábyrgð: Að því marki sem lög leyfa ber K65 ekki ábyrgð á óbeinu tjóni, afleiddu tjóni, töpum á gögnum (þ.m.t. gögnum sem glatast við lok vinnulotu samkvæmt §3), töpum á orðspori eða annars konar afleiddum hagsmunum. Heildarábyrgð K65 vegna allra krafna sem upp kunna að koma í tengslum við þessa notkunarskilmála eða notkun á Þýðandanum er takmörkuð við fjárhæð sem nemur þjónustugjöldum stofnunarinnar fyrir síðustu sex mánuði áður en kröfutilvikið kom upp.

d. Takmarkanir samkvæmt þessari grein gilda ekki um saknæmt brot eða stórfellt gáleysi K65, né um brot á þagnarskyldu eða öryggisskyldum samkvæmt lögum nr. 90/2018.

§11. Lokun aðgangs og stöðvun þjónustu

K65 getur læst aðgangi einstaks notanda tímabundið eða varanlega ef rökstuddur grunur er um brot á þessum skilmálum, misnotkun aðgangs eða öryggisatvik. K65 getur jafnframt sett lið stofnunar í lesaðgang (engar nýjar þýðingar) ef reikningsstaða stofnunarinnar samkvæmt þjónustusamningi gefur tilefni til. Stofnuninni er tilkynnt um slíkar aðgerðir án ótilhlýðilegrar tafar.

§12. Gildistími og uppsögn

Notkunarskilmálar þessir taka gildi við samþykki notanda og gilda á meðan notandi hefur aðgang að Þýðandanum. Aðgangur einstaks notanda fellur niður þegar stofnunin afturkallar hann eða þegar samningi milli K65 og stofnunarinnar lýkur.

Við lok samnings við stofnunina þarfnast eingöngu notendagögn og notkunartölfræði formlegrar meðferðar samkvæmt vinnslusamningi. Ekkert efni skjala er til í kerfinu til að skila eða eyða, enda er það aldrei vistað (sjá §3). Notkunartölfræði (síðufjöldi, GGE) er varðveitt sem bókhaldsgrunnur að því marki sem lög áskilja.

§13. Breytingar á notkunarskilmálum

K65 áskilur sér rétt til breytinga á þessum notkunarskilmálum. Tilkynning um efnislegar breytingar verður send með hæfilegum fyrirvara, annaðhvort með tölvupósti til notenda eða með tilkynningu í lausninni. Ef notandi heldur áfram að nota Þýðandann eftir gildistöku breytinga telst hann samþykkur þeim.

§14. Ýmis ákvæði

a. Lög og lögsaga: Notkunarskilmálar þessir og öll ágreiningsmál sem upp kunna að koma skulu lúta íslenskum lögum. Rísi mál vegna þessara notkunarskilmála skal það rekið fyrir Héraðsdómi Reykjavíkur.

b. Ógildingarákvæði: Verði eitthvert ákvæði þessara notkunarskilmála dæmt ógilt eða ekki fullnustuhæft, skal það ekki hafa áhrif á gildi annarra ákvæða.

c. Framsal: Notanda er óheimilt að framselja réttindi sín eða skyldur samkvæmt þessum notkunarskilmálum. K65 getur framselt réttindi sín og skyldur með skriflegri tilkynningu.

§15. Samskipti og tilkynningar

Allar tilkynningar samkvæmt þessum notkunarskilmálum skulu vera skriflegar og sendar á netföng sem aðilar hafa tilgreint.

Netfang K65: thydandinn@k65.is

Sjá einnig persónuverndarstefnu, lagalegan fyrirvara og aðgengisyfirlýsingu Þýðandans.